Le XXIème est une période de grande avancée dans le monde du numérique et de l’information. Pour preuve, les nombreux logiciels développés de par le monde ont permis de perfectionner un concept relatif à la collecte, à l’organisation, à la gestion et au stockage de toutes sortes d’informations. Ce fameux concept est la « Base de données ». Sachant que MS Access est l’un des plus célèbres logiciels de création des bases de données, une question s’impose. Qu’est-ce qu’une base de données Access ? On vous en parle en détails à travers cet article.
Plan de l'article
Base de données Access : définition
MS Access est le logiciel mis au point par l’entreprise Microsoft pour la création des bases de données. Chaque base de données créée, est appelée Base de données Access. En termes plus technique, une Base de donnée Access est un outil de collecte, de gestion et d’organisation d’informations par Access sur des personnes, des animaux ou des choses dans un quelconque domaine d’activité. Cette base de données peut être crée à partir d’une simple liste d’informations.
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A part une liste issue des programmes de traitement, une feuille de calcul (du logiciel MS Excel par exemple) peut servir de point de départ pour une base de données dans Access. La base de données Access dispose de quelques principes. D’abord, procéder au stockage de toutes informations relatives au domaine d’où elles sont collectées. Ensuite, organiser les informations enregistrées dans un ordre spécifique et de façon continue. Enfin, opérer toutes formes de modifications des données, grâce aux outils du logiciel.
Base de données Access : composantes
La base de données Access est sujette d’un certain nombre d’action menées par des utilisateurs :
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- ajouter de nouvelles données ;
- supprimer d’anciennes données ;
- modifier de différentes façons les infos de la base ;
- organiser les données,
- afficher les données selon divers modes et
- partager des données.
Pour effectuer ces actions, MS Access dispose de certains outils appelés : composantes d’une base de données Access. Ces composantes sont : les tables, les requêtes, les formulaires, les états, les macros et les modules.
Les tables constituent l’analogue des feuilles de calcul et facilitent le stockage en colonne ou ligne. Les requêtes servent à rechercher, sélectionner et afficher des informations spécifiques. Les formulaires permettent de modifier des informations de la base de données, par une interface. Les états assurent une présentation des données mise en forme et synthétisées de la base. Les macros permettent d’exécuter de tâches sur les autres outils de la base de données à travers des boutons de commande et les modules favorisent l’ajout de fonctionnalités.
Les avantages de l’utilisation de la base de données Access
L’utilisation de la Base de données Access présente des avantages indéniables pour les entreprises et organisations qui y recourent. En effet, cette solution répond aux attentes en matière d’efficacité, de productivité et même de sécurité.
La première raison est que MS Access permet une gestion efficace des informations. Les utilisateurs peuvent ainsi facilement organiser leurs données pour une meilleure exploitation par l’entreprise ou l’organisation. Ils ont aussi accès à un mode opératoire commun, leur offrant ainsi la possibilité d’une communication optimale entre eux.
Il est possible grâce à cette solution de créer rapidement un système adapté aux besoins spécifiques d’une entreprise particulière. Par exemple : insérer des fonctionnalités sur mesure, ajouter ou supprimer des champs dans les tables existantes… Cette flexibilité offre donc une grande souplesse dans l’adaptation du logiciel à l’évolution future des besoins.
Le coût d’utilisation peut être considéré comme relativement faible comparativement aux autres solutions proposées sur le marché, notamment celles ayant recours au développement spécifique et souvent coûteux.
MS Access garantit un haut niveau de sécurité quant à la protection et confidentialité des informations contenues dans ses bases, grâce notamment à différents dispositifs tels que le mot de passe obligatoire pour chaque utilisateur autorisé, la restriction d’accès aux espaces sécurisés selon les autorisations attribuées…
Comment créer une base de données Access étape par étape
Dans cet article, nous allons vous donner les étapes nécessaires pour créer une base de données Access. La première étape est de lancer le logiciel MS Access et de choisir un modèle existant ou de commencer avec une nouvelle table. Si vous choisissez la deuxième option, il faut définir les données que vous souhaitez stocker dans votre table.
Il faut nommer votre nouvelle table et attribuer des noms aux différents champs que vous allez y ajouter. À ce stade, il faut définir les types de données qui vont être enregistrés dans chaque champ (texte, nombre entier, nombre décimal…).
Une fois que cela est fait, il faut procéder à la création des formulaires qui permettront aux utilisateurs finaux d’entrer leurs informations et d’interagir avec la base. Vous pouvez opter pour un formulaire standard proposé par Access ou alors créer votre propre formulaire personnalisé adapté à vos besoins spécifiques.
Il conviendra ensuite d’enregistrer votre base sur un support externe tel qu’un disque dur externe ou une clé USB afin d’éviter toute perte potentielle en cas de problème technique.
Avec ces quelques étapes simples mais importantes, vous serez en mesure de créer rapidement et facilement une base complète sous MS Access. Il existe bien entendu des fonctionnalités plus complexes, comme organiser plusieurs tables via des relations entre celles-ci… Cet article se veut avant tout généraliste pour aider les débutants à appréhender correctement cette solution informatique utile au quotidien !