Pour rédiger une lettre administrative, vous avez besoin de connaître toutes les règles formelles nécessaires pour mettre toutes les chances de votre côté. Aujourd’hui, vous aurez remarqué que la plupart des demandes administratives nécessitent que vous rédigiez un courrier. Dans cet article nous vous expliquons comment rédiger une bonne lettre administrative.
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La lettre administrative en bonne et due forme
Avant tout, lorsque vous souhaitez débuter la rédaction d’une lettre administrative, déterminer exactement quel est l’objet de votre lettre. Évitez de bavarder, soyez concis et précis. Allez au plus vite à l’essentiel. Et souvenez vous que celui qui vous lira n’aura pas forcément beaucoup de temps pour vous lire donc faites attention à être simple dans votre rédaction pour vous faire comprendre plus facilement.
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Une lettre bien rédigée peut-être subdivisée en plusieurs parties. La première partie que vous devez considérer est l’entête. L’on doit retrouver dans cette partie des informations sur vos coordonnées, les coordonnées de votre destinataire ainsi que l’objet de la lettre. Vous devrez ensuite passer à l’introduction où vous ferez une phrase maximum. Il faudra ici exposer votre situation puis vous déboucher ensuite sur votre demande.
Vient ensuite l’étape du développement. Vous devrez faire savoir à celui qui vous lit votre demande. Dans cette partie, faites également connaître les pièces que vous comptez ajouter à votre demande dans la mesure du possible. Terminez enfin par la demande de politesse. Une formule simple suffira.
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La lettre administrative en forme personnelle
La lettre administrative en forme personnelle est utilisée lorsque le destinataire est un personnage hors de l’administration. Ce peut être un fonctionnaire qui envoie une lettre administrative à un chef d’entreprise, un président d’association, un représentant de syndicat, un particulier. En gros la forme personnelle des lettres administratives concerne ceux qui sont extérieurs à l’entreprise.
Pour commencer, trouvez un timbre. Il se place dans le coin supérieur gauche de la lettre. Grâce à lui, on peut connaître facilement l’origine de la lettre. De haut en bas, le timbre comprend le nom du destinataire, l’adresse complète, les numéros de téléphone nécessaires. Vient ensuite la date et le lieu que vous devez mettre dans le coin supérieur droit de la lettre, le lieu avant la date.
Nous avons maintenant la suspicion qui se place sous cette date. Celle-ci comprend l’identité de celui ou celle qui dirige l’entreprise émettrice de la lettre, le destinataire, la voie hiérarchique de la lettre. Avant le destinataire, il est obligatoire que l’on ait la mention monsieur ou madame. Pour terminer, apposez votre signature suivi de votre nom et prénom.
Les éléments clés d’une lettre administrative
Les éléments clés d’une lettre administrative sont nombreux et bien ordonnés. Vous devez prendre en compte les coordonnées du destinataire et celles de l’expéditeur. Ces informations doivent être disposées avec soin dans l’en-tête de la lettre.
Vient ensuite le corps du texte qui doit être rédigé avec rigueur et précision tout en étant clair et concis. Il ne faut pas hésiter à utiliser des phrases courtes ainsi que des paragraphes afin que le lecteur puisse comprendre rapidement votre demande ou votre message.
L’utilisation des formules de politesse est aussi un élément clé lorsqu’on rédige une lettre administrative. Elles permettent non seulement d’exprimer sa gratitude mais aussi de montrer son respect pour le destinataire.
Il ne faut pas oublier qu’une lettre administrative peut comporter des pièces jointes qui aident à appuyer notre demande ou notre message, il faut donc y prêter attention.
La signature conclut la lettre ; elle doit être suivie du nom complet ainsi que du titre du signataire (chef de service, directeur, etc.).
La structure générale d’une lettre administrative doit être simple et facilement identifiable par tous les usagers : alignement sur la gauche, espace entre chaque paragraphe, police classique utilisée (Arial, Times New Roman), taille 12.
Les erreurs à éviter lors de la rédaction d’une lettre administrative
La rédaction d’une lettre administrative est souvent perçue comme fastidieuse et ennuyeuse. Une lettre mal écrite ou contenant des erreurs peut entraîner des conséquences fâcheuses pour son auteur.
Voici donc quelques erreurs courantes à éviter lors de la rédaction d’une lettre administrative.
Pensez à bien ne pas oublier les informations essentielles telles que les coordonnées du destinataire et celles de l’expéditeur. Une erreur sur ces éléments pourrait rendre la lettre inutile voire même impolie.
Il faut aussi faire attention à sa grammaire et à son orthographe. Des fautes peuvent nuire à la crédibilité du contenu ainsi qu’à celle de l’expéditeur.
Autre point important : le ton employé dans la lettre doit être approprié au contexte. Utiliser un langage trop familier ou trop formel peut donner une mauvaise impression auprès du destinataire.
Il est préférable d’éviter les phrases trop longues qui risquent d’être difficiles à comprendre pour le lecteur. Pensez à bien structurer ses idées en utilisant des paragraphages clairs et précis.
Il ne faut pas hésiter à relire plusieurs fois sa lettre afin de repérer les éventuelles fautes ou coquilles mais aussi pour vérifier que toutes les informations sont bien présentes et qu’elle répond aux attentes du destinataire.
Prendre le temps de bien rédiger sa lettre administrative est primordial pour éviter des erreurs qui peuvent être préjudiciables. En respectant les règles énoncées, vous augmenterez vos chances d’obtenir une réponse positive à votre demande ou message.