Gérer efficacement ses documents peut relever du défi, surtout avec l’abondance de données numériques. Arkevia se présente comme une solution innovante pour simplifier cette tâche. Ce guide d’utilisation vise à aider les utilisateurs à naviguer facilement dans les fonctionnalités d’Arkevia.
Avec Arkevia, il devient possible d’organiser, de stocker et de partager des fichiers en toute simplicité. Que vous soyez un particulier cherchant à mieux organiser vos archives personnelles ou une entreprise souhaitant optimiser la gestion de ses documents, ce guide offre des conseils pratiques pour tirer pleinement parti de cette plateforme.
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Plan de l'article
Présentation d’Arkevia et de ses fonctionnalités
Arkevia est une plateforme en ligne conçue pour aider à stocker, organiser, consulter et partager des documents électroniques via un coffre-fort numérique hautement sécurisé. Lancée en 2010 par l’entreprise Cegedim, cette solution vise à soutenir les entreprises dans l’archivage numérique et la numérisation de leurs dossiers.
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Les fonctionnalités clés d’Arkevia
Arkevia offre une gamme complète de fonctionnalités pour optimiser la gestion documentaire. Voici les principales :
- Stockage sécurisé : Les documents électroniques sont stockés de manière sécurisée dans le coffre-fort numérique d’Arkevia, assurant leur intégrité et leur confidentialité.
- Organisation et classement : Grâce à l’utilisation de métadonnées, Arkevia permet de structurer et d’optimiser l’accès aux documents.
- Consultation et partage : Les utilisateurs peuvent consulter leurs documents à tout moment et les partager facilement avec d’autres parties prenantes.
Des fonctionnalités avancées pour une gestion optimale
Arkevia ne se contente pas de stocker les documents, elle intègre aussi des fonctionnalités avancées pour une gestion documentaire complète :
- Archivage numérique : Arkevia permet la pérennité et l’accessibilité des archives, garantissant leur conservation à long terme.
- Signature électronique : Cette fonctionnalité offre une valeur juridique aux documents numérisés, renforçant leur légitimité.
- Horodatage : Cette option certifie l’existence des documents à un moment donné, assurant leur valeur probante.
Arkevia se distingue par sa capacité à offrir une solution complète pour la gestion électronique de documents, rendant le processus non seulement plus efficace mais aussi plus sécurisé.
Étapes pour configurer et utiliser Arkevia
Pour tirer pleinement profit des fonctionnalités d’Arkevia, suivez ces étapes essentielles.
1. Inscription et création de compte
Rendez-vous sur le site d’Arkevia pour créer votre compte. Remplissez le formulaire d’inscription avec vos informations professionnelles. Une fois inscrit, vous recevrez un e-mail de confirmation.
2. Configuration initiale
Accédez à votre compte et commencez par configurer les paramètres de sécurité. Activez l’authentification à deux facteurs pour renforcer la protection de vos données. Définissez ensuite les droits d’accès pour les différents utilisateurs de votre organisation.
3. Numérisation des documents papier
Utilisez un scanner pour convertir vos documents papier en fichiers électroniques. Arkevia propose des outils de numérisation intégrés pour faciliter ce processus. Une fois numérisés, téléchargez ces fichiers directement dans votre coffre-fort numérique.
4. Organisation et classement des documents
Utilisez les métadonnées pour structurer vos documents. Créez des dossiers et des sous-dossiers pour un classement optimal. Assurez-vous que chaque document est correctement étiqueté pour une recherche rapide.
5. Consultation et partage
Une fois vos documents organisés, vous pouvez les consulter à tout moment via l’interface d’Arkevia. Utilisez la fonctionnalité de partage pour envoyer des documents à d’autres utilisateurs ou parties prenantes.
6. Archivage et conservation
Arkevia assure la conservation des documents en garantissant leur sécurité et intégrité. Profitez des fonctionnalités d’archivage à long terme pour stocker vos archives numériques de manière pérenne.
Ces étapes vous permettront de configurer et d’utiliser Arkevia efficacement, tout en garantissant une gestion documentaire optimisée et sécurisée.
Conseils pour optimiser la gestion de vos documents avec Arkevia
1. Catégorisation des documents
Pour maximiser l’efficacité, catégorisez vos documents dès leur importation. Utilisez des métadonnées pertinentes pour structurer vos fichiers de manière cohérente. Créez des dossiers spécifiques pour les factures, courriers, fiches de paie et autres documents administratifs.
- Factures : Incluez des informations comme le fournisseur, la date et le montant.
- Courriers : Classez-les par expéditeur et type de correspondance.
- Fiches de paie : Organisez-les par période et employé.
2. Utilisation des outils de recherche
Arkevia propose des outils de recherche avancés grâce à ses fonctionnalités de métadonnées. Exploitez ces outils pour retrouver rapidement vos documents. Utilisez des mots-clés spécifiques pour affiner vos recherches et gagner du temps.
3. Intégration de la signature électronique
Pour garantir la valeur juridique de vos documents, utilisez la fonctionnalité de signature électronique. Cette option permet de signer électroniquement vos documents, assurant ainsi leur authenticité et intégrité.
4. Mise en place d’un calendrier de conservation
Définissez des règles de conservation pour chaque type de document. Arkevia permet l’archivage numérique et la conservation sécurisée de vos fichiers. Créez un calendrier pour savoir quand archiver ou supprimer certains documents.
5. Sécurisation des accès
Assurez-vous que seuls les utilisateurs autorisés peuvent accéder à vos documents. Configurez les droits d’accès en fonction des besoins de chaque utilisateur ou entreprise. Activez l’authentification à deux facteurs pour renforcer la sécurité.
En appliquant ces conseils, vous optimiserez la gestion de vos documents et profiterez pleinement des capacités offertes par Arkevia.