Pour une utilisation future, certains documents sont conservés. Que cela soit dans l’administration ou dans les entreprises, conserver les documents est une obligation. Ils peuvent être demandés pour un contrôle quelconque. Vous vous demandez certainement pendant combien de temps faut-il les conserver. Eh bien, le présent article en parle. Il vous renseignera. Bonne lecture !
Plan de l'article
Durée de conservation de quelques documents
La durée de conservation d’un document dépend de sa nature. Un document fiscal n’a pas la même durée de conservation qu’un document bancaire ou d’une facture d’un fournisseur. Cependant, il n’existe que la durée minimale pour conserver un document. Pour un document d’une durée de conservation de 5 ans, vous pouvez choisir de le conserver encore pendant 30 ans si vous le voulez. Voici la durée de conservation de quelques documents.
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Les documents comptables
Tous les documents comptables comme les livres de compte ( livre d’inventaire, le journal etc… ), les factures de fournisseurs, les factures de vente sont obligatoirement à conserver pendant 10 ans à partir de la date de clôture de l’exercice. Par exemple, le livre d’inventaire de l’année 2022 doit être conservé minimum jusqu’en 2032.
Les documents fiscales
Les documents fiscaux sont entre autres ceux relatifs à la déclaration des revenus, aux impôts et aux taxes. La durée de conservation de ces documents est de 6 ans. Cela est nécessaire pour qu’en cas d’audit fiscal, il n’y ait pas de complications.
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Les documents bancaires
Les dossiers bancaires comme les conventions d’ouverture et de relevés de compte sont à conserver sur une durée d’environ 5 ans.
Par contre, les contrats de prêt à la consommation ou à l’achat de biens immobiliers sont à conserver pendant 2 ans. Les chèques à encaisser pendant 1 an.
Les documents des travailleurs
Les contrats de travail et les bulletins de paie des salariés sont conservables pendant une durée de 5 ans par l’employeur et aussi par les travailleurs eux-mêmes. Le régistre du personnel ainsi que les fiches de déclarations des accidents liées au travail ont également la même durée de conservation.
Par contre, les documents liés aux charges sociales et à la taxation des salaires sont à conserver pendant au moins 3 ans.
Les documents médicaux
Les documents médicaux sont également à conserver. Si vous avez été souffrant et que vous avez été hospitalisé et qu’une facture vous est donnée, vous devez la conserver. Pour une facture émanant d’un hôpital public, la durée de conservation est de 4 ans. Pour un hôpital privé, la facture doit être conservée pendant 2 ans.
De plus, les ordonnances sont conservées pendant plus de 12 mois.
Les conséquences de la non-conservation des documents
Conserver les documents est primordial pour éviter des problèmes. Si vous ne respectez pas la durée de conservation, cela peut entraîner des conséquences fâcheuses. Que risquez-vous si vous ne conservez pas vos documents dans les délais impartis ?
Le non-respect de la durée de conservation d’un document fiscal peut engendrer une amende pouvant aller jusqu’à 5 000 euros.
Si vous avez un litige avec votre banque et que vous n’êtes plus en possession des relevés bancaires nécessaires, il sera difficile voire impossible de justifier votre situation.
Le bulletin de paie permet au travailleur d’avoir une idée précise sur son salaire net après le paiement des cotisations sociales et autres impôts. Un employeur qui aurait perdu ou jeté ces bulletins pourrait faire l’objet d’une pénalité financière.
• Dans un classeur à soufflet.
• Dans une boîte à archive que vous pouvez acheter dans un magasin de fournitures de bureau ou supermarché. La plupart des boîtes sont munies d’un couvercle, ce qui protège vos documents.
• Sur support informatique : disque dur, clé USB… Ces supports ne garantissent pas la conservation à long terme des données et peuvent s’avérer être des solutions coûteuses.
Il est primordial de conserver ses archives personnelles pour faciliter la gestion fiscale, bancaire et rhumatologique. En cas de perte ou destruction involontaire, les conséquences peuvent être lourdes.
Aussi, nous conseillons aux personnes travaillant dans le domaine fiscal ainsi qu’aux professionnels comme les avocats et notaires de développer une méthode efficace pour stocker leurs archives numériques sur une plateforme sécurisée en ligne. Ceci leur permettra non seulement d’éviter tout problème relatif au stockage mais aussi d’accélérer tous les processus liés à la conduite des affaires courantes.
Comment bien archiver ses documents pour une durée optimale
Dans la section précédente, nous avons vu l’importance de conserver les documents pour éviter des problèmes. Maintenant, vous devez choisir entre les documents physiques tandis qu’un coffre-fort peut être plus adapté pour un grand nombre.
Lorsque vous devez retrouver un document parmi vos archives ultérieurement, vous pouvez aussi ajouter une note supplémentaire comme le nom du client ou le numéro d’une facture.
Pensez à numériser vos archives importantes afin qu’elles soient disponibles électroniquement si besoin. La numérisation permet aussi un accès facile aux copies lorsque vous êtes hors site (en voyage par exemple). Toutefois, assurez-vous que toutes les données sensibles sont cryptées avant leur sauvegarde en ligne.
De manière générale, voici quelques règles à suivre concernant l’archivage des différents types de documents :
- Les bulletins de paie doivent être conservés durant 5 ans
- Les contrats locatifs durant 6 ans après la fin du bail
- Les factures d’énergie et de téléphone durant 1 an après le règlement complet des sommes dues
- Les relevés bancaires doivent être conservés pendant une période pouvant aller jusqu’à 10 ans.
L’archivage est un aspect fondamental de la vie professionnelle et personnelle. Effectivement, il permet à chacun de garder une trace de sa gestion financière et administrative pour éviter toute complication future. Avec ces quelques astuces, vous pouvez stocker vos documents en toute sécurité tout en restant organisé.